|
钉钉医疗器械数字化OA系统的使用3-体系文件管理的应用
大家好。但是在之前我们的讲解当中 给大家演示了，这个就是文件管理 系统，在这上面应该是看起来应该是非常溜的。 就很难说有这有其他的文件管理系统有这个 好用，因为这是体系文件管理，它是非常规矩， 就是非常的这个有逻辑性。 首先我们给大家看一下文件管理系统啊， 谈不上1级2级3级就是个基础信息， 这也是基础信息，也不是基础信息。 你要说哪些是技术信息？那就是文件 编号，是技术信息文件版本号呢？也不是技术 信息，它是变它1.11点二版本吗？是不。 所以呢，我们把文件 清单呢把它作为1张表头来做。 也就是说文件清单这三份文件啊，我们把它 分别当成3个4级表单记录1级文件 清单2级文件清单和3级文件清单。 至于4级的话，我们为了开放性大一点， 我们就不做这个所谓的清单了， 没有价值。就是3级 文件呢？首先1级文件我们把它传上去，你看就 一个。然后2级文件呢，让他 锁定关联1级文件。就是 锁定关联的，因为怎么关联呢？你看， 也就是说你在输入2级文件的时候，你观察 一下你的上级文件是谁，他就产生了 连接了。就这么个意思，你输入3级 文件的时候呢，你输入你属于哪个程序文件， 到时候这个我要做一个供应商，供应商制度 是吗？就是供应商制度。 可以是吧，传一下诶，这就是我的供应商制度 了啊，然后采购部。还有谁 质量部什么没了提交。 好，这样的话供应商制度就出来了，然后你现在 在那个2级文件当中找到这个什么供应商 控制程序呢？它就有一个供应商制度，你看它。 形成了一个内连接，就是它从数据逻辑 上啊，它是一个非常非常有意思的是吧？ 就你传传资料的时候非常有意思，在初期 构架的时候呢，我们就直接传上去了。 就是初期构架的时候这么选，然后直接 让它产生一定的逻辑关联。 这个时候呢？那发放有什么 用呢？发放呢？一是保持记录， 就是我发给你的时候让你签收，让你签个字， 你确定知道有这份文件的存在？ 变更呢，是要进行评审，包括发放， 其实也应该进行评审，或者说文件 发放也可以当成一个叫什么 文件评审。是吧？ 那你发一个文件。实际上他不是文件 评审是吧？文件评审，如果你要做呢，你就单独做呗，你 要不就把1级文件2级3级文件开启 1级1级文件评审2级文件的评审是吧？或者 说1级文件我不叫清单了，就1级 文件上面加个审批贷，这个评审 功能你发质量手册的时候，让你相关人在上面签 个字，这样的话，嗯，知道这个理解 文件，它是。有新文件评审 在文件管理里面呢？实际上还有这个新文件的一个 评审和这个老文件的一个评审老 文件呢，一般都是变更了嘛，要评审。文件 发放的话，它只是为了进行签收变更 呢，它兼容了签收的功能，你看它兼容了签收 的功能，这是一个系统的制作。 然后比方说我们要变更一个质量手册是吗？我们把 手册更新一下看，原来是个Word 是吗？比方说首先涉及到所有部门的 啊，变更后版本呢？比方说我们 用这个。A 02 A0二来然后我们 把这个P上去是吧？这样鲜明对比一下。 然后源文件当中。 唔，这个管代的 职责描述这。这可大了是吧？ 我们只是做个假设嘛，是吧？油管 在职责描述就加上去了。 或者别这么写，还是写一个现实的书。 五，然后 软件评审需求的要求。 按GMP要求增加了。 增加了软件评审 要求。哎，这个形式吧，因为这是最近 几年加刚加的。很容易漏掉是吧？ 好，通过1系列评审通过，我们 希望呢？文件编号不同还是Z。 ZL更更寅一是吧，只是说版本 给我们更新一下，就是标识非常清晰，做到了 提交。审批已经通过了啊，我一个人把它 全部审批全部打通好再看文件， 你看可以纠正了吧。看版本A 02已经被纠正过来了然后你看他变更 哪些，你看包括手册都被都被替换了，这是 新的手册，这个时候你在这样的文件 清单中清单当中看那个他，他本身的手册 应该也应该变了是吧？好，我们找一个好找的是吧， 这个文件比较多。文件部门你看 这里面还没更改过来是吧？质量手册还没 刷新呢是吧？他一个小时自动刷新， 一个小时刷新一遍。好，你看手册变黄了 就是PPT了，看PPT， PPT换成PPT了。这就是整个文件管理 系统啊。通过他这个变更，你会发现他这个变更 非常牛，因为这个变更实际上就是为了解决 我们在过程文件当中容易缺失这个 版本的更新和这个标记文件的标记 工作。这个位置它非常好用，就是为什么 因为过去咱们没有这种系统的时候啊，这 几个人是经常扯皮的，说实话这个管带还有 总经理啊，是是这个文件管理系统当中的 一个障碍，就是我们在评价这个系统的时候 啊，任何一个系统，我们抓住这个核心点， 中小型企业基本上。其实耽误事全部是 老板耽误就是签个字太慢。然后 呢，看个文件看的太慢，左看右看。 左看右看还忘了签字。然后呢说不行，我拿 回去改拿回去改呢。33天之后才又来 上班3天呢，又耽搁了然后这 3天可能中间有人又来审核 了，中间耽误事就是他自己。然后最后呢都是 员工，员工那个什么承担， 就是中小型企业，我们随便聊一聊是吧，就是 当然也不全是这样，有的呢，多数确实是 在这个环节出了问题，就是说多数问题出在 管理者手手里边，所以呢？ 干脆就使用这种线上的一个变更评审。 而且呢，最好是这个评评价表，你们 不要有先后顺序，就是一下子全发出去， 各自签字去。你们评价都通过了之后 才算通过了是吧？也就是说部分先后 顺序评价，不要说还有谁，你先签我后 签。也就是说，在线上 走的时候我们可以考虑他的这个合理性 是吧？实际上对于文件的评审来说，没有什么 先后顺序，就是谁发现问题谁如果觉得 不合理的话，看看是否要纠正一下。 实际上评审的过程呢，它实际上就是大家讨论一下这个 行不行是吧？那你肯定是七嘴八舌 的谁说东说一句西说一句，而不是说 谁先谁后。如果非要有 先后顺序。那你可以把管带放在最后去 是吧？大家都是没问题，管带看看啊，没问题，那就 没问题吧是吧？或者评估一下法规，然后如果没问题， 确实是没问题，然后就通过了，然后呢 就可以进行那个什么签字接收了。 就是这个流程的一个讨论。这个文件管理 呢，大概就是这个样子，我们看我们。 玩这个东西他其实玩得挺溜，就是。 至于发放。流程只是为了 完成整个签收的过程。知道那个 文件有这个所谓的这个。是 关于跟我相关的，我签个字。具体呢， 还需要展示，就是我的文件需要展示过来， 因为我经常要看啊是吧，我经常要看我相关的 文件。如果你 想想呦。你要 想通过什么电子系统比这个系统好使的应该是 很少。实力是吧，你看。 我点开生产部的文件，你会发现这里面全只是生产部 的文件。这就是它的文件管理的 一个优势。你可以通过这个 文件系统呢？彻底把整个技术文件 也好，如果你可以的情况下，你看你可以把 文件类别也加进来，这个位置可以加的。 文件类型哎，这里面没有，我们没有把这个 文件类型给他读取出来。实际上这里面应该 是应该是我们后加的，有的人是 ro P的，一些操作类的文件，有的是规程， 有的是治制度，目前 以制度为为多是吧？诶，这有一个规程 是吧？你看电烙铁操作规程。还有 人事部的工作说明书是。大概 就是这样。好了，本节课我们讲到 这里面就算结束了这节课呢，我们主要还是讲解 整个体系文件的一个使用。谢谢大家的观看。在。 | 
